Guide: Sådan får du mest ud af din fotograf til firmaevent

At hyre en professionel fotograf til jeres firmaevent er en investering i dokumentation, kommunikation og branding. Men det er ikke kun fotografens udstyr og erfaring, der afgør resultatet – det handler i høj grad om samarbejdet.

Som kommunikationsansvarlig eller eventkoordinator har du en central rolle i at sikre, at fotografen får de bedste forudsætninger for at levere relevante og brugbare billeder. Her er fem konkrete råd, der i min erfaring kan gøre en mærkbar forskel.

Vær tydelig i kommunikationen med eventfotografen

1. Brief tydeligt – og i god tid

Del formålet med fotograferingen: Skal billederne bruges på sociale medier, i en årsrapport, til intern kommunikation eller måske i pressemeddelelser?
Giv fotografen en idé om, hvilke stemninger, personer og situationer der er vigtigst at fange – og om der er noget, der skal undgås.

Et godt brief kan være kortfattet og indeholde:

• Eventets formål og målgruppe

• Navne på nøglepersoner

• Eksempler på ønsket billedstil

• Tidsplan og vigtige højdepunkter

2. Hav en kontaktperson på dagen

Især under større events er det en stor hjælp, hvis fotografen har en kontaktperson, som kan:

• Svare på hurtige spørgsmål

• Hjælpe med adgang til lokaler eller personer

• Pege på, hvor der sker noget relevant

Det sikrer et mere fokuseret workflow og mindre spildtid. Steder som Bella Centre er i sig selv så stort, at man hurtigt kan spare vigtig tid, hvis der er styr på, hvem man kan finde hvor.

3. Tænk kommunikation før eventet

Hvor og hvordan skal billederne bruges? SoMe i realtid? Presse? Intranet? Jo tidligere fotografen ved det, desto bedre kan vinkler og formater tilpasses. Hvis billederne skal bruges på sociale medier samme dag, er det vigtigt at aftale det på forhånd. Det gælder også billedformater: Skal der leveres både horisontale og kvadratiske billeder? Hvilke kanaler skal billederne tilpasses?

Jo mere fotografen ved om jeres publiceringskanaler og behov, jo bedre kan han eller hun planlægge og levere målrettet.

4. Planlæg plads til det uforudsete

De bedste billeder opstår ofte i de uplanlagte øjeblikke: grin i pausen, en improviseret samtale, en særlig stemning. Giv fotografen frihed til at bevæge sig, observere og reagere – og undlad at fastlåse hele opgaven til en skudliste.

Tillid og fleksibilitet skaber bedre resultater. Det er også min erfaring, at de uforudsete situationer er dem, som giver de bedste billeder. Når folk ikke har parraderne helt oppe, kan man få smukke og autentiske billeder.

5. Følg op og del feedback

Efter eventet er det en god idé at følge op:

• Var der noget, I manglede?

• Hvad fungerede godt?

• Var der noget, der kunne forbedres næste gang?

Den slags feedback gør fremtidige samarbejder endnu bedre – og gør det muligt at opbygge en stærk visuel kommunikationspartner over tid.

Jeg har fotograferet alt fra små netværksmøder til ministerbesøg og internationale konferencer.
Læs mere om mine løsninger til firmaevents og konferencer